1 – Faites une veille des avis d’appel public à la concurrence (AAPC)
Pour avoir connaissance des marchés publics auxquels vous pourrez répondre, nous vous conseillons de mettre en place une veille active, vous permettant de recevoir, régulièrement les opportunités susceptibles de vous intéresser.
Pour mettre en place votre veille marchés publics, c’est très simple :
- Identifiez les mots-clés en lien avec votre activité ;
- Inscrivez-vous sur les plateformes de dématérialisation (MegalisBretagne, MarchésOnline, Bulletin Officiel des marchés publics dit « BOAMP »…).
A réception de l’alerte relative à la publicité d’un nouveau marché : identifiez-vous sur la plateforme et téléchargez le dossier de consultation des entreprises (DCE) ; l’identification vous permettra de recevoir une alerte (par mail) en cas de modification ou, le cas échéant, dépôt d’une réponse à une question posée par un autre candidat.
2 – Lisez attentivement le Dossier de consultation des entreprises (DCE)
La lecture du DCE vous permettra d’identifier :
- si le marché répond à votre secteur d’activité et votre méthodologie habituelle de travail (quel délai ? quelles relations avec votre client ? quelle méthodologie ?)
- l’opportunité de répondre à la consultation
- faire un bilan coût/avantages.
Pour optimiser votre lecture du DCE, posez-vous les questions suivantes :
- Quel bénéficie envisager ? Prestations attendues / prix pratiqués par votre société / mobilisation de l’équipe…
- Des pénalités sont-elles prévues (et représentent-elles un risque pour votre société ?) Ces informations sont identifiables au sein du cahier des clauses articles particulières (CCAP, article relatif aux pénalités)
- Des frais de déplacements sont-ils à prévoir ? Sont-ils inclus dans le prix ou remboursés sur justificatifs ? Ces informations sont elles aussi identifiables au sein du CCAP (article relatif au prix) .
- Des éléments particuliers sont-ils attendus pour la remise de l’offre (exemple : réponse à un cas pratique) impliquant un temps supplémentaire de préparation ? Ces informations sont identifiables au sein du règlement de la consultation (RC, article relatif au contenu de l’offre).
- Une signature électronique est-elle exigée ? Disposez-vous d’un outil de signature électronique ? Afin d’optimiser l’analyse du DCE, faites-vous une liste « type » des éléments importants qui vous permettront de décider si vous allez remettre ou non une offre.
3 – Préparez avec soin votre candidature et votre offre
La préparation de votre candidature et de votre offre pourra vous paraître chronophage s’il s’agit de votre première participation à une procédure de publicité et de mise en concurrence. Ne vous découragez pas !
Comment préparer votre candidature et votre offre ?
- Réunissez l’ensemble des documents listés dans l’article « pièces à remettre au titre de la candidature » .
- Préparez l’ensemble des pièces listées dans l’article « pièces à remettre au titre de l’offre » et notamment :
– Documents relatifs aux prix : décomposition du prix global et forfaitaire ou bordereau de prix unitaire, accompagné d’un devis quantitatif estimatif (pour permettre l’analyse de l’offre par la personne publique). Attention aux erreurs de report du prix entre les documents ;
– Acte d’engagement ;
– Mémoire technique : veillez à respecter les exigences du cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et à personnaliser votre mémoire technique pour les prestations objet du marché. Il faut démontrer votre bonne compréhension du besoin, et proposer une méthodologie adaptée aux attentes de la personne publique.
Prenez connaissance des critères de sélection
L’analyse des critères de jugement des offres est primordiale car de leur compréhension dépendent vos chances de succès. Une bonne lecture des critères et sous-critères vous permettra en effet de construire votre mémoire technique au regard des attentes particulières de la personne publique (ces informations sont identifiables au sein du RC « critères d’analyse des offres ») .
L’acheteur public a -t-il prévu une pondération plus forte sur le prix ou la valeur technique ? Est-il prévu des sous-critères techniques : l’accent est-il mis sur les délais d’exécution ? La qualité du matériel utilisé ?
Optimisez vos futures réponses à un marché public
Pour vos prochaines réponses, l’idéal est de créer un dossier candidature avec l’ensemble des pièces (lesquelles varient rarement d’une consultation à l’autre). Mettez-vous également des rappels pour actualiser certaines pièces (attestations régularité fiscale et de vigilance, attestation d’assurance, liste des références).
Cela vous permettra :
- D’avoir un dossier de réponse à marché public actualisé en permanence ;
- D’optimiser votre temps de préparation : prenez quelques minutes pour actualiser une pièce plutôt que d’attendre le dernier moment et y passer un temps plus conséquent pour tout actualiser.
Enfin préparez un mémoire technique « type », (composition de l’équipe, méthodologie de travail, mesures de gestion environnementale : réduction des déchets, gestion des consommations d’énergie, certification le cas échéant …). Cela vous permettra d’optimiser votre temps de préparation : vous n’aurez qu’à adapter certaines parties au marché auquel vous postulez.
4 – Déposez votre offre dans de bonnes conditions
Le dépôt de la candidature et de l’offre est l’étape finale de votre postulation au marché public. Bien que simple en apparence, elle ne doit pas, pour autant, être négligée.
Voici quelques conseils pratiques pour bien déposer votre offre :
- Réservez-vous un temps suffisant pour procéder au dépôt (environ 30 min.) ;
- Connectez-vous à la plateforme de dématérialisation (vous retrouverez cette information à l’article relatif au dépôt des offres du RC) ;
- Déposez l’ensemble des pièces (candidature et offre) sur la plateforme de dématérialisation ;
Attention, le dépôt des pièces peut prendre un peu de temps, il est donc conseillé de ne pas attendre le dernier moment.
Vérifiez que l’ensemble des pièces demandées sont présentes. Vous pouvez, par exemple, pointer chaque pièce mentionnée au RC au moment du téléchargement sur la plateforme.
- Conservez l’accusé de réception de dépôt de l’offre.
5 – Tirez les conséquences du résultat de la consultation
Si votre offre a été retenue (félicitations !), vous pouvez conserver votre mémoire technique et votre offre de prix comme base de référence pour vos futures postulations.
Si votre offre a été rejetée : ne voyez pas cela comme un échec, c’est une opportunité d’améliorer votre offre.
Tout d’abord, demandez la communication de vos notes, éléments d’appréciation et le rapport d’analyse des offres (il vous sera communiqué un extrait du rapport, concernant votre offre et celle du candidat retenu après, le cas échéant, après occultation des mentions protégées par le secret des affaires).
Ensuite, analysez les points positifs/négatifs de votre offre et de celle du candidat retenu et modifier votre mémoire technique « type » en conséquence.
Gardez à l’esprit que cette postulation aura permis d’augmenter votre visibilité : la personne publique pourra, maintenant qu’elle connait votre entreprise, vous contacter directement pour l’exécution d’un « petit marché » (seuls les marchés dont la valeur estimée est supérieure à 40.000 € HT (ou 100.000 € HT s’agissant des marchés publics de travaux, jusqu’au 31 décembre 2025) sont soumis à une obligation de publicité et de mise en concurrence).
Enfin, si vous décelez des anomalies dans les explications : des recours existent (référé précontractuel, référé contractuel, recours en contestation de la validité du contrat, recours indemnitaire). Le cabinet LGP est à votre disposition pour vous conseiller sur le recours à introduire et ses chances de succès.
