Depuis une loi n°78-753 du 17 juillet 1978, aujourd’hui reprise dans le Codes relations entre le public et l’administration, tout citoyen dispose d’un droit d’accès aux documents administratif. Mais qu’en est-il lorsque la demande porte sur un permis de construire, un permis d’aménager ou encore un dossier de déclaration préalable ? Voici l’essentiel à savoir sur le sujet.
Les autorisations d’urbanisme sont communicables
Le principe est clair : dès lors qu’une décision a été prise, toute personne qui en fait la demande peut accéder au dossier dans son entièreté. Attention toutefois à ne pas oublier d’occulter certaines mentions !
Le droit d’accès aux autorisations d’urbanisme délivrées
L’article L.311-2 du Code des relations entre le public et l’administration prévoit que le droit d’accès aux documents administratif ne s’applique qu’aux documents achevés. Les documents préparatoires ne sont donc pas communicables.
Il convient donc de répondre favorablement à toute demande portant sur une autorisation d’urbanisme délivrée. C’est le cas pour :
- les déclarations préalables;
- les permis de construire ;
- les permis d’aménager ;
- les certificats d’urbanisme.
A noter : lorsqu’une personne sollicite la communication d’une autorisation d’urbanisme, quelle qu’elle soit, aucun refus ne peut lui être opposé pour des motifs d’ordre personnel. Il n’est en effet pas nécessaire de justifier d’un intérêt à agir pour pouvoir accéder à un dossier de permis de construire, de permis d’aménager ou de déclaration préalable à travaux.
En revanche, le droit à communication n’est pas absolu : il ne doit pas porter atteinte à certains secrets protégés (comme le secret des affaires par exemple) ou à la vie privée.
L’entier dossier d’autorisation d’urbanisme est communicable
En vertu du principe d’unité du dossier, toutes les pièces se rapportant à la délivrance d’une autorisation d’urbanisme sont communicables.
Lorsque la demande porte sur un dossier de permis de construire, il faut donc non seulement transmettre l’arrêté accordant ce permis, mais également tous les documents ayant conduit à son édiction, qu’il s’agisse de ceux produits à l’appui de la demande (CERFA, plan de masse, plans de façades, notice descriptive du projet etc.) ou de ceux élaborés par l’administration, tels que des avis (voir en ce sens : CADA, 20 juillet 2023, avis n°20232169).
Cela vaut également pour les documents qui ont été produits alors qu’ils n’étaient pas obligatoires (Conseil 20182030, séance du 13 septembre 2018).
La CADA (Commission d’accès aux documents administratifs) considère par ailleurs que la liste des permis de construire délivrés par la ville constitue bien un document administratif communicable de plein droit à toute personne qui en fait la demande (CADA, séance du 13 septembre 2007, avis n°20073182).
Les mentions à occulter dans les dossiers d’autorisation d’urbanisme
Si le législateur a posé le principe d’un droit d’accès aux documents administratifs, celui-ci n’est toutefois pas absolu. La CADA considère en effet (Cf : avis précité) que doivent être occultées au titre du secret de la vie privée et avant toute communication les mentions suivantes :
– la date et le lieu de naissance du pétitionnaire ;
– les coordonnées téléphoniques et l’adresse de messagerie électronique du pétitionnaire, qu’il s’agisse d’une personne morale ou d’une personne physique ;
– les coordonnées téléphoniques et l’adresse de messagerie électronique de l’architecte ;
– le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) de la personne à laquelle le pétitionnaire souhaite que les courriers de l’administration (autres que les décisions) soient adressés, sauf s’il s’agit de l’architecte, à l’exception de ses coordonnées téléphoniques et de son adresse de messagerie électronique ;
– le nom et les coordonnées (adresse, téléphone et adresse de messagerie électronique) du propriétaire ou du bénéficiaire du permis de construire qui doit s’acquitter de la participation pour voirie et réseaux, s’il est différent du pétitionnaire ;
– la finalité du projet (logement destiné par exemple à la vente ou à la location).
En revanche, le nom et l’adresse du pétitionnaire ne doivent pas être occultés, ces mentions pouvant s’avérer nécessaires à toute personne souhaitant notifier un recours en application de l’article R. 600-1 du code de l’urbanisme.
Comment communiquer un dossier d’autorisation d’urbanisme en pratique ?
Le principe posé est celui du choix du demandeur mais l’administration dispose d’une marge de manœuvre pour poser ses conditions. Quelle que soit l’option retenue, gare au délai de transmission !
Les options pour prendre connaissance d’une autorisation d’urbanisme
L’article L.311-9 du code de l’urbanisme laisse à la personne qui souhaite consulter un dossier de permis de construire, de permis d’aménager ou de déclaration préalable quatre options. Elle peut ainsi accéder aux documents soit :
1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d’une copie sur un support identique à celui utilisé par l’administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ;
3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique ;
4° Par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé en application de l’article L.311-6.
En pratique, lorsque les documents déposés dans le cadre d’une demande d’autorisation d’urbanisme et la décision finale sont disponibles en version numérique, le plus simple consiste à les adresser par courriel, en demandant au destinataire de bien vouloir en accuser réception.
Quelle marge de manœuvre pour l’administration ?
L’accès aux documents administratifs s’exerce « dans la limite des possibilités techniques de l’administration ». Concrètement, pour un projet d’envergure dans lequel ont été fournis des plans au format A0, le demandeur ne peut pas exiger une communication par mail, la mairie pouvant proposer une consultation sur place.
Par ailleurs, l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre ou leur caractère répétitif ou systématique. Sur ce point, la CADA estime que c’est un faisceau d’indices qui permet de qualifier une demande abusive. Est en particulier abusive une demande qui a pour objet de perturber le bon fonctionnement de la mairie (CADA, séance du 20 juillet 2023, avis n°20232169).
Les frais de communication d’une autorisation d’urbanisme
Quand un dossier est envoyé par courriel ou consulté sur place, la communication n’engendre aucun frais. Toutefois, toute collectivité peut solliciter le règlement de frais correspondant au coût du support fourni au demandeur, au coût d’amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d’affranchissement selon les modalités d’envoi choisies.
Les montants sont définis dans un arrêté du 1er octobre 2001 et correspondent à :
- 0,18 € pour une copie A4 ;
- 1,83 € pour une disquette ;
- 2,75 € pour un cédérom
Le paiement préalable peut être exigé avant toute communication.
Le délai pour communiquer
Lorsqu’un citoyen sollicite la communication d’une autorisation d’urbanisme, une réponse doit lui être apportée dans le mois suivant la réception de sa demande.
Au-delà, le demandeur peut considérer qu’un refus tacite lui a été opposé et saisir la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA). Ce recours constitue un préalable obligatoire avant saisine du tribunal administratif.
A noter : quand une administration n’est pas détentrice de l’autorisation individuelle dont la communication est demandée, elle ne doit pas pour autant garder le silence. Dans ce cas, il lui appartient en effet de transmettre la demande à l’autorité administrative susceptible de détenir les documents et d’en aviser le demandeur.
En tout état de cause, malgré ce bref délai d’un mois, il apparaît primordial de vérifier systématiquement que les documents demandés sont bien communicables. Si cela est bien le cas pour les autorisations d’urbanisme individuelles, ne sont par exemple pas communicables les déclarations d’intention d’aliéner ou encore les procès-verbaux de constat d’infractions au code de l’urbanisme.
