Le prêt gracieux de matériel communal aux agents à des fins privées est une question dont la règlementation s’est très peu saisie. Pourtant, la qualification juridique de ces prêts a des conséquences importantes sur le calcul de la rémunération de l’agent.
Par principe : des avantages en nature
Les avantages en nature s’entendent de tout avantage résultant de la mise à disposition ou de la fourniture par l’employeur d’un bien ou d’un service permettant au salarié de faire l’économie de frais qu’il aurait dû normalement supporter.
La mise à disposition du matériel de la commune à ses agents à titre gracieux entre donc bien dans ce cadre juridique. De fait, les prêts de matériel doivent être pris en compte comme éléments de rémunération. Ils sont donc soumis aux cotisations et contributions sociales, ainsi qu’à l’impôt sur le revenu.
En pratique : des avantages parfois inquantifiables
Il existe un cadre minimal de règles encadrant le prêt des véhicules de fonction et du matériel informatique et de communication, souvent pris en compte dans la rémunération sous la forme d’un forfait annuel.
Comment calculer, en revanche, l’avantage procuré par le prêt d’une échelle, d’une perceuse ou encore d’une remorque le temps d’un week-end ?
Si les textes restent silencieux sur ce point, il est possible de considérer, par analogie avec d’autres textes, que ces avantages peuvent être soustraits à l’obligation de déclaration s’ils restent bien exceptionnels.
Il est donc judicieux d’inscrire dans le règlement intérieur des services une disposition indiquant que les prêts de matériel sont en principe interdits.
Cette précaution est d’autant plus utile que le juge a déjà eu l’occasion de condamner une commune à raison d’un dommage causé par un véhicule de service, alors même que celui-ci avait été emprunté sans autorisation par un agent pour une utilisation strictement privée. Le juge avait tenu compte de l’existence d’un « usage constant » de mise à disposition dans le service pour retenir la responsabilité de la commune (Conseil d’État, 6 mai 2011, Commune de Nogent-sur-Marne, requête n°330020).
Focus sur les prêts de véhicules
Les véhicules utilisés dans le cadre du service peuvent être répartis en deux catégories :
– Les véhicules de service : ils peuvent être utilisés par les agents du service qui y sont habilités, mais dans l’intérêt exclusif du service. Autrement dit, ils constituent des outils de travail comme les autres.
– Les véhicules de fonction : ils sont affectés à un agent en particulier. Ces véhicules constituent des avantages en nature, dans la mesure ou l’agent est libre de l’utiliser dans le cadre de sa vie privée.
Ces classifications ne constituent toutefois que des présomptions qui peuvent être renversées.
Si un véhicule de service est utilisé par un agent, même exceptionnellement, à des fins privées, cette utilisation constitue un avantage en nature qui doit être déclaré. A l’inverse, si un véhicule de fonction ne peut pas être librement utilisé par l’agent dans un cadre privé (remise au service lors de ses congés, interdiction de l’utiliser le week-end, utilisation limitée au trajet domicile-travail…), il ne constitue pas un avantage en nature.
En résumé, le prêt à titre gracieux d’un véhicule est toléré :
– Sur autorisation de l’autorité hiérarchique ;
– A condition que cela ne perturbe pas le service, ce qui implique des prêts ponctuels et de courte durée ;
– Sous réserve que l’agent contracte une assurance adéquate ;
– Sous réserve que l’agent soit soumis aux contributions sociales et impôts applicables aux compléments de rémunération, au titre des avantages en nature ;
– Sous réserve que l’agent prenne à sa charge les frais de carburant.
Rappels sur le régime du prêt de matériel communal aux agents
